Elektronische Datensicherung im US-Zivilprozess
10. Februar 2009
Immer mehr deutsche Unternehmen werden in US Zivilprozesse verwickelt. Obwohl deutsche Behörden in derartigen Verfahren grundsätzlich keine Rechtshilfe gewähren, besteht für deutsche Unternehmen häufig Veranlassung, Anordnungen im Rahmen eines Discovery-Verfahrens nachzukommen. Hierbei spielen elektronisch gespeicherte Informationen eine immer größere Bedeutung.
1. Was ist ESI?
„Electronically Stored Information“ (ESI) ist ein Begriff, der in der US-amerikanischen Zivilprozessordnung benutzt wird, um alle elektronischen Daten, gleich welchen Inhalts oder Formats zu definieren. ESI beinhalten E-Mails, Word-Dokumente, Datenbankinhalte, Instant Messages, SMS etc., die auf den unterschiedlichsten Trägermedien gespeichert sein können, wie z.B. auf Servern, Notebooks, Memory Sticks, Sicherungsbändern und Blackberries, iPods oder anderen tragbaren Geräten und Mobiltelefonen.
2. Warum ist ESI von so großer Bedeutung in US-Zivilverfahren?
Die Parteien eines amerikanischen Prozesses haben regelmäßig das Recht, eine so genannte „Discovery“ durchzuführen, die es beiden Seiten erlaubt, von ihrem Gegner die Vorlage von Informationen zu verlangen, die den Prozess betreffen. Vor 10 Jahren bestanden die Informationen, die im Rahmen eines Discovery-Verfahrens ausgetauscht wurden, nahezu ausschließlich aus gedrucktem Material, das in Aktenschränken, Kartons oder Ordnern abgelegt war. In der letzten Zeit hat jedoch die Menge an Informationen, die elektronisch erstellt, gespeichert oder übertragen werden, ohne dass jemals ein physischer Ausdruck angefertigt wird, dramatisch zugenommen. In aktuellen Verfahren übersteigt die Menge an ESI die Menge an gedruckten Materialien bei weitem.
3. Betrifft dies auch ESI, die außerhalb der Vereinigten Staaten gespeichert werden?
Außerhalb der Vereinigten Staaten gespeicherte ESI sind nicht notwendigerweise außerhalb des gegnerischen Zugriffs in einem Discovery-Verfahren. Im Einzelfall bedarf es einer genauen Prüfung, ob das US-Gericht Anordnungen über außerhalb der Vereinigten Staaten gespeicherte ESI treffen kann. Bei dieser Prüfung kommt es auf die Frage an, wer Gewahrsam, Kontrolle und Zugriff auf die Daten hat. Dabei kommt es auch darauf an, wo die Daten gespeichert sind und wie häufig Arbeitnehmer in den Vereinigten Staaten darauf zugreifen. Unterliegen die Daten außerhalb der Vereinigten Staaten der Zuständigkeit der Vereinigten Staaten, müssen die Interessen anderer Rechtsordnungen berücksichtigt werden. Dabei kommt es in der Praxis häufig zu Konflikten zwischen diesen Regelungen. Wenn Bestimmungen anderer Rechtsordnungen (wie z.B. Regelungen des Datenschutzes oder des Geheimnisschutzes) den grenzüberschreitenden Zugriff auf diese Daten von außerhalb begrenzen, muss in einem komplexen und häufig teuren Verfahren versucht werden, die US Discovery-Verpflichtungen zu erfüllen und dabei Datenschutzbestimmungen und andere Regelungen des jeweiligen Landes einzuhalten. Soweit möglich, ist es empfehlenswert, Daten so zu trennen, dass Daten, die von US-Angestellten genutzt werden, getrennt von Daten aufbewahrt werden, die von Mitarbeitern in andern Ländern verwendet werden. Dabei ist es wichtig, die Zugriffsrechte auf die jeweils anderen Daten streng zu begrenzen.4. Welche datenschutzrechtlichen Bedenken bestehen, wenn ESI außerhalb der Vereinigten Staaten in einem US-Zivilprozess vorgelegt werden müssen?
Deutschland hat einen Vorbehalt hinsichtlich der Pre-Trial Discovery gemäß dem Haager Beweisübereinkommen erklärt. Aus diesem Grund gewähren deutsche Behörden in der Regel keine Rechtshilfe im Falle einer offiziellen Discovery-Anordnung. Gleichwohl wollen deutsche Prozessparteien derartigen Anordnungen häufig nachkommen, um Sanktionen der US-Gerichte in den Vereinigten Staaten zu verhindern.
Das Befolgen von Discovery-Anordnungen wirft jedoch schwierige datenschutzrechtliche Fragen auf. Die Übertragung personenbezogener Daten an eine Partei in den Vereinigten Staaten ist verboten, wenn der Betroffene (d.h. die Person, deren Daten in die Vereinigten Staaten übermittelt werden sollen) ein berechtigtes Interesse am Ausschluss der Übermittlung hat. Ein derartiges Interesse wird unterstellt, wenn die Übertragung in ein Land erfolgt, das keinen angemessenen Schutz personbezogener Daten gewährleistet. Nach europäischem Recht sind die USA kein Land, das einen angemessenen Schutz personbezogener Daten gewährleistet.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, diesem Dilemma zu entkommen. Eine Möglichkeit besteht darin, die Einwilligung der Betroffenen einzuholen. Wenn personenbezogene Daten nur in einem begrenzten Umfang übermittelt werden sollen und eine Einwilligung nicht in Betracht kommt, kann die Anonymisierung der Daten eine weitere Möglichkeit darstellen. Müssen größere Mengen von ESI vorgelegt werden, müssen andere Optionen geprüft werden. In größeren Fällen ist es häufig sinnvoll, sich mit der zuständigen Aufsichtsbehörde abzustimmen.
5. Welche ESI müssen aufbewahrt und an die Gegenpartei in einem US-amerikanischen Prozess herausgegeben werden?
Die Parteien eines US-Zivilprozesses sind verpflichtet, sämtliche ESI aufzubewahren, die möglicherweise relevant sind für potentielle Angriffs- und Verteidigungsmittel in einem Prozess. So soll sichergestellt werden, dass jede Partei in der Lage ist, Informationen vorzulegen, wenn und soweit diese von der jeweils anderen Partei im Rahmen des Discovery-Verfahrens herausverlangt werden. Bei der Entscheidung, welche Informationen möglicherweise relevant sind, ist auf den Inhalt der ESI abzustellen und nicht auf ein bestimmtes Format oder eine Quelle dieser Informationen (siehe auch Frage 8 mit weiteren Einzelheiten zum Begriff „relevant“).
6. Wann muss ESI aufbewahrt werden?
Trotz gewisser Unterschiede der Regelungen für Gerichte der einzelnen US-Bundesstaaten und auf Bundesebene lässt sich allgemein feststellen, dass die Verpflichtung, möglicherweise relevante ESI aufzubewahren, eingreift, wenn ein Unternehmen erstmals von einer Auseinandersetzung erfährt. Demnach ist es häufig bereits die Möglichkeit verklagt zu werden und nicht der tatsächliche Prozess, der die Aufbewahrungspflicht auslöst. Werden in einem Unternehmen routinemäßig Daten nach einem bestimmten Zeitraum gelöscht, müssen Daten, die möglicherweise in einer Auseinandersetzung relevant werden können, von dieser Löschung ausgenommen werden.
7. Was sind die Folgen, wenn aufbewahrungspflichtige Daten gelöscht werden?
Richter in den USA können eine Vielzahl unterschiedlicher Sanktionen festsetzen, wenn eine Partei aufbewahrungspflichtige ESI nicht aufbewahrt hat. Stellt das Gericht fest, dass Informationen absichtlich gelöscht wurden oder dass die gelöschten Informationen für das Verfahren sehr wichtig waren, kann das Gericht ein Urteil zu Gunsten der anderen Seite erlassen. Dies bedeutet, dass die unterlassene Aufbewahrung zum Verlust des gesamten Prozesses führen kann. Gerichte können darüber hinaus Geldstrafen gegen eine Partei, deren Anwälte oder leitende Angestellte festsetzen. Darüber hinaus können Richter die Geschworenen auffordern, zu unterstellen, dass hinsichtlich der nicht aufbewahrten Informationen von einem Sachverhalt auszugehen ist, der für die andere Partei günstig ist.
8. Müssen alle Informationen, die die Gegenseite fordert, herausgegeben werden?
Nein. Die Parteien in einem Rechtsstreit müssen nicht notwendigerweise alle Informationen herausgeben, die die Gegenseite herausverlangt. Das US-Verfahrensrecht erlaubt es, so genannte „Objections“ gegen die Vorlage von Informationen einzulegen. Insbesondere in den folgenden Fällen können derartige Einwendungen vorgebracht werden:
- Die entsprechenden Informationen sind durch das so genannte „Attorney-Client Privilege“ geschützt. Informationen sind typischerweise „Privileged“, wenn sie Rechtsrat von einem Anwalt an den Mandanten enthalten. E-Mails und andere ESI, die Rechtsrat von Mitarbeitern der Rechtsabteilung (angestellte Anwälte eines Unternehmens) an andere Mitarbeiter im Unternehmen enthalten, genießen den gleichen Schutz, wie von externen Anwälten verfasste ESI.
- Die angeforderten Informationen unterliegen der „Attorney Work Product Doctrine“. Die Schreiben eines Anwalts an seinen Mandanten hinsichtlich einer Auseinandersetzung, die später gegebenenfalls zu einem Prozess führt, können vor dem Zugriff durch die andere Partei geschützt sein. Dieser Schutz ist allerdings begrenzt und kann leichter ausgehebelt werden als ein „Privilege“-Einwand.
- Die angeforderten Informationen sind nicht relevant für den Gegenstand des Prozesses. Der Begriff der Relevanz wird im Rahmen des Discovery-Verfahrens relativ weit ausgelegt. Information sind „relevant“ und können im Rahmen eines Discovery-Verfahrens herausverlangt werden, wenn die Durchsicht dieser Informationen wahrscheinlich zur Entdeckung anderer relevanter Informationen führen wird.
- Die angeforderten Informationen sind vertraulich oder stellen Geschäftsgeheimnisse dar. Die Parteien eines Rechtsstreits können vor Gericht so genannte „Protective Orders“ beantragen, um die Vertraulichkeit der jeweiligen ESI sicherzustellen. Informationen, die nach Ansicht des Gerichts Geschäftsgeheimnisse enthalten oder sonst hinreichend vertraulich sind, können gegebenenfalls unter Verschluss gehalten werden, was dazu führt, dass die Parteien diese Informationen nicht an Dritte weitergeben dürfen und diese Informationen nicht in die öffentliche Gerichtsakte aufgenommen werden. In sehr seltenen Ausnahmefällen können ESI derart geheim sein, dass die vorliegende Partei unabhängig von dem Prozess einen Schaden erleidet, wenn die andere Partei diese Informationen einsieht. In diesen seltenen Ausnahmefällen kann die Einsicht auf die Anwälte der anderen Seite beschränkt werden. Die Anwälte dürfen die Informationen dann nicht an ihre Mandanten weitergeben.
Einwände müssen in einem US-Zivilprozess rechtzeitig vorgebracht werden, da anderenfalls ein Verzicht auf den jeweiligen Einwand unterstellt werden kann. Werden die Einwände nicht rechtzeitig vorgebracht, kann die andere Partei die Verwerfung des Einwands beantragen. Wird ein Einwand verworfen, ordnet der Richter in der Regel die Vorlage der Informationen an und kann der einwendenden Partei die Verfahrenskosten hinsichtlich der Prüfung des Einwands auferlegen.
9. Wie können sich deutsche Unternehmen auf ein mögliches Discovery-Verfahren vorbereiten?
Ein deutsches Unternehmen, das damit rechnet, in der Zukunft in den USA verklagt zu werden oder dort selbst zu klagen, sollte sich bereits jetzt auf diesen möglichen Rechtsstreit vorbereiten. Als Teil der Vorbereitung sollte das Unternehmen die folgenden Aspekte berücksichtigen:
- Was ist der Gegenstand der zu erwartenden Prozesse und welche ESI können in diesem Zusammenhang relevant werden?
- Wo und wie werden möglicherweise relevante ESI gespeichert?
- Nach welchen Prozessen werden ESI routinemäßig archiviert, gelöscht oder überschrieben und wie können diese Routineprozesse gegebenenfalls gestoppt werden (gesetzliche Aufbewahrungspflichten, wie beispielsweise § 257 HGB, sind selbstverständlich zu beachten)?
- Wie können ESI identifiziert werden, die dem amerikanischen „Attorney-Client Privilege“ oder der „Work Product Doctrine“ unterliegen?
- Welche Möglichkeiten bestehen, ESI dahingehend auszuwerten, ob sie für einen US-Zivilprozess möglicherweise relevant sind und vorgelegt werden müssen? Welche Möglichkeiten zur Kostenoptimierung gibt es insoweit?
